Agregátor obsahu

Správa hotovosti při univerzitních akcích

Zaměstnanec Brink's

06 Srp 2021

Správa hotovosti při univerzitních akcích
Počty univerzitních studentů se všude pohybují od 1 000 do 50 000 a výše, takže není divu, že kampusy vysokých škol jsou pro výjimečné akce prostory číslo jedna.

Univerzitní kampusy mají prostory zvlášť navržené tak, aby se v nich daly pořádat akce pro většinu studentů. Univerzity jsou známé tím, že během akademického roku pořádají stovky akcí nejrůznějších rozměrů a typů, od sportovních událostí a studentských shromáždění až po koncerty a komediální turné.

ZVLÁŠTNÍ AKCE V KAMPUSU
Prudký nárůst počtu návštěvníků kampusu při těchto akcích má za následek i strmý vzrůst cash flow. Univerzita je tím pádem také náchylnější ke ztrátám a krádežím. Nadto se během těchto akcí zvyšuje riziko lidské chyby při manipulaci s hotovostí a jejím počítání i krádeže při jejím převozu do banky. Z tohoto důvodu je zcela zásadní mít zavedeny účinné způsoby správy hotovosti, od manipulace po logistiku, které zajistí, že hotovost bude bezpečná, zabezpečená a ve správné výši. 

VYUŽÍVÁNÍ HOTOVOSTI NA AKCÍCH
Rozšířeným mýtem je, že většina účastníků akcí platí za služby a zboží kreditní nebo debetní kartou. Podle výsledků průzkumu s názvem Diary of Consumer Payment Choice (Deníku volby platební metody spotřebitele) z roku 2019 nicméně v rámci plateb v hodnotě nepřesahující 10 dolarů (236 Kč) převažuje platba hotovostí.

Užívání hotovosti osobami pod 25 let je navíc nejvyšší ze všech věkových kategorií v rámci této zprávy a jde také o dominantní věkovou skupinu návštěvníků univerzitních akcí. Na základě předpokládaných výdajů na akci se návštěvníci rozhodnou, jakou platební metodu chtějí využít. Při odhadování cash flow příslušné akce by měly univerzity zvážit následující:

Ceny lístků
Parkování a benzín
Občerstvení
Suvenýry a zboží pro fanoušky

Většina lidí se rozhodne zaplatit parkovné, občerstvení a suvenýry v hotovosti, protože se nejedná o vysoké částky. Účastník bude mít pravděpodobně například u sebe v hotovosti 15 $ (360 Kč) na parkování, 5 $ (120 Kč) na hot dog a popcorn a 20 $ (475 Kč) na tričko. Tyto výdaje vynásobte stovkami nebo tisíci účastníků dané akce a získáte předpokládanou hodnotu cash flow. Tato částka navíc nezahrnuje výši hotovosti potřebné na běžný univerzitní život.

Pořadatelé musí také zvážit samostatně stojící stánky, parkoviště a obsluhu stánků, kteří mohou přijímat pouze hotovost. Při tolika možných hotovostních transakcích je nutné mít zavedeny a dodržovat správné postupy a zásady správy hotovosti.

SPRÁVA VELKÉHO MNOŽSTVÍ HOTOVOSTI
Vzhledem k přemíře hotovosti v kampusu během různých akcí by měly být manipulace s ní a její zabezpečení prioritou. Při jakékoli akci se mohou při prodeji lístků, u stánků a v obchodech nashromáždit tisíce dolarů (desetitisíce korun).

Kvůli tomu je nutné vytvořit pravidla pro správu hotovosti a manipulaci s ní během akce. Zefektivnění procesu správy hotovosti umožní standardizovat procesy, zvýšit zodpovědnost a snížit možnost krádeží, ztrát a lidských chyb.

Spolupracujte s outsourcovanou službou managementu hotovosti, nechte si pro univerzitu doporučit vhodné řešení a vytvořte nejlepší plán akcí a událostí. Outsourcovaná služba správy hotovosti se postará o to, aby byla vaše hotovost v naprostém bezpečí od bezpečného uložení v chytrém trezoru přes ověření pravosti až po odvod hotovosti a připsání na účet. Když budete mít plán, můžete být v naprostém klidu s vědomím, že je vaše hotovost chráněna.

Se správou hotovosti začněte od těch největších akcí v kampusu za pomoci následujících doporučení ministerstva spravedlnosti Spojených států:

Lokalizujte a zaznačte do mapy stadionu veškeré stánky a franšízy, které přijímají hotovost.
Zařiďte, aby byla bezpečnostní služba blízko oblastí, kde se vybírá hotovost a poplatky.
Požádejte policii o kontrolu cest, kudy budou zaměstnanci akce přepravovat hotovost do centrály.
Prozkoumejte, zda by se na těchto cestách nemohly objevit nějaké problémy.
Požádejte policii o schválení časů vyzvedávání hotovosti.
Centrální úschovnu hotovosti zabezpečte za pomoci policie nebo soukromé bezpečnostní služby.
Hotovost shromažďujte před převozem do banky v bezpečnostním trezoru v centrále.
Poskytněte policii písemný odhad výše hotovosti vybrané na jednotlivých stáncích a franšízách.
Poskytněte policii seznam jmen a povinností všech členů personálu, kteří budou manipulovat s hotovostí. 
Objednejte si opancéřované vozy, které vaši hotovost vyzvednou a přepraví do banky.
Po celé zemi je více než 3 000 univerzit, na jejich pozemcích se tedy neustále konají různé akce, díky kterým do kampusu proudí hotovost. Univerzity by si na akce a příležitosti zvýšeného cash flow měly zařídit ochranu majetku, aby bylo o jejich cennosti bezpečně postaráno.

Svěřte management své hotovosti Brink’s 
Brink’s toto odvětví formuje zcela bezkonkurenčními zkušenostmi a inovacemi v oblasti managementu hotovosti už 160 let. V Brink’s věci vnímáme v souvislostech a poskytujeme komplexní řešení včetně hardwaru, softwaru a služeb, které vás dostanou na špičku. Pro více informací o technologii, službách a řešeních Brink’s pro váš podnik nás navštivte na Facebooku, Twitteru, LinkedInu nebo YouTube

Více z knihovny našich postřehů:

Informace o pachateli trestného činu z roku 2007

Společnost Brinks byla kontaktována v souvislosti s informacemi o pachateli trestného činu z roku 2007

Zobrazit více...

Zdravotnictví? Také pracuje s hotovostí!

Jedním z prvních zákazníků naší firmy v oblasti zabezpečené přepravy a zpracování hotovosti byla a stále je jedna z velkých fakultních nemocnic. Těší nás, že díky skvělým referencím nezůstala sama.

Zobrazit více...

Jak ve vaší státní organizaci správně zabezpečit hotovost

Navzdory rostoucí popularitě mobilních plateb používá stále ještě spousta spotřebitelů po celé zemi hotovost. Řada lidí hotovost stále ještě používá na úhradu poplatků, jako jsou daně, pokuty za parkování, soudní výlohy a další. Při takovém užívání hotovosti je nutné spravovat její příjem účinně a zajistit tak ve státních zařízeních efektivní každodenní provoz.

Zobrazit více...